Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : novembre 2026 — Version bêta

TekBase est une plateforme SaaS de base de connaissances technique destinée aux équipes de maintenance industrielle. Cette politique décrit les données traitées, pourquoi elles le sont, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits.

1. Responsable du traitement

NODARA — Damien FOREST, entrepreneur individuel (EI)
5 rue de la Grande Mademoiselle, 01140 THOISSEY, France
SIREN : 539 677 583 — SIRET : 539 677 583 00020
Téléphone : 06 71 58 61 88
E-mail : contact@tekbase.fr

Voir aussi les Mentions légales.

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné : les traitements réalisés n'entrent pas dans les cas de désignation obligatoire prévus par l'article 37 du RGPD.

2. Données collectées

Compte utilisateur

Un compte est créé soit par inscription en ligne — la personne qui s'inscrit crée l'espace de son organisation et en devient l'administrateur —, soit par l'administrateur de votre organisation. TekBase est réservé à un usage professionnel.

• Obligatoires : adresse e-mail, nom, mot de passe (stocké uniquement sous forme de condensat bcrypt, jamais en clair), rôle et niveau d'accès, organisation de rattachement (nom de la société, saisi lors de l'inscription en ligne)
• Facultatifs : téléphone, département, image de profil
• Techniques : date de dernière connexion, dates de création et de modification du compte

Contenus que vous créez dans la plateforme

• Documents techniques importés (10 Mo maximum par fichier ; formats bureautiques, images et archives uniquement)
• Fiches de pannes connues et déclarations de pannes actives, avec leur affectation à un intervenant
• Notes et mémos
• Commentaires
• Messages échangés dans les salons de collaboration

Ces contenus sont saisis librement par les utilisateurs. Il est recommandé de n'y faire figurer aucune donnée personnelle non nécessaire, ni aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, appartenance syndicale…).

Formulaires publics

• Formulaire de contact : nom, adresse e-mail, sujet, message, niveau d'urgence
• Liste d'attente (page de présentation) : adresse e-mail uniquement

Ce que TekBase ne collecte pas

Pas de géolocalisation. Aucun traceur publicitaire. Aucun profil public : les contenus et les comptes ne sont visibles que par les membres de la même organisation. Aucune donnée bancaire n'est collectée ni stockée. La seule mesure d'audience (Google Analytics) n'est activée qu'avec votre consentement explicite — voir la section Cookies.

3. Finalités et bases légales

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires. Elles ne sont accessibles qu'aux membres de votre propre organisation, selon leur niveau d'accès, et à l'éditeur pour les besoins de l'exploitation technique.

Les sous-traitants suivants interviennent :

Traitement des messages par un assistant d'intelligence artificielle

Les messages reçus sur contact@tekbase.fr (formulaire ou e-mail) sont analysés par un assistant d'IA interne qui les classe, les résume et prépare un projet de réponse. Aucune réponse n'est envoyée sans relecture et validation par notre équipe, et les réponses ainsi préparées le mentionnent.

• Données transmises : adresse e-mail et nom de l'expéditeur, objet et texte du message. Le contenu des pièces jointes n'est pas transmis, seulement leur nom.
• Prestataire : Anthropic (API Claude), sous-traitant — cocontractant pour l'EEE : Anthropic Ireland, Limited. Anthropic s'interdit d'entraîner ses modèles sur ces contenus et les supprime de ses serveurs sous 30 jours (jusqu'à 2 ans en cas de signalement pour violation de sa politique d'utilisation).
• Transfert hors Union européenne : voir §5.
• Durée de conservation de notre copie interne (classement, résumé, projet de réponse) : voir §6.

Aucun prestataire de paiement n'intervient à ce jour : la plateforme est en phase bêta et aucune fonctionnalité de paiement n'est active. Cette politique sera mise à jour avant toute mise en service d'un tel prestataire.

5. Transferts hors Union européenne

L'application est exécutée sur Google Cloud Run dans la région us-central1 (Iowa, États-Unis). Les données de la plateforme — comptes, documents, notes, pannes, messages — y sont donc traitées et stockées, hors Union européenne.

Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance de Google Cloud, ainsi que par le cadre de protection des données UE–États-Unis auquel Google adhère.

Si vous acceptez la mesure d'audience, les données collectées par Google Analytics (voir §8) peuvent être traitées aux États-Unis par Google LLC. Ce transfert est encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel Google LLC adhère, et que la Commission européenne a reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat (décision d'adéquation en vigueur depuis le 10 juillet 2023).

La transmission du formulaire de liste d'attente via FormSubmit implique également un transfert hors Union européenne.

Les messages reçus sur contact@tekbase.fr et transmis à Anthropic pour leur traitement par l'assistant d'intelligence artificielle (voir §4) sont stockés aux États-Unis ; leur traitement peut avoir lieu aux États-Unis, en Europe, en Asie et en Australie. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées à l'avenant de traitement des données d'Anthropic.

6. Durées de conservation

Clôture d'un compte : désactivation et effacement

Ce sont deux opérations distinctes, qui n'ont ni le même effet ni la même cause.

La désactivation est une mesure d'administration courante — départ d'un collaborateur, suspension temporaire. Elle interrompt immédiatement tout accès à la plateforme, mais conserve les données du compte et reste réversible : un administrateur peut le réactiver.

L'effacement relève de l'article 17 du RGPD (droit à l'effacement). Il est définitif et sans retour possible. Il peut être demandé par la personne concernée à contact@tekbase.fr, ou exécuté directement par un administrateur de son organisation depuis l'espace d'administration. La demande est traitée dans un délai d'un mois à compter de sa réception, pouvant être prolongé de deux mois en cas de complexité, conformément à l'article 12.3 du RGPD ; vous êtes alors informé de cette prolongation et de ses motifs.

Concrètement, l'effacement produit les effets suivants :

• Détruits : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, service d'affectation, photo de profil, date de dernière connexion et mot de passe. Les messages échangés dans la messagerie de collaboration sont supprimés, contenu compris. Aucune reconnexion n'est plus possible et le compte ne peut plus être réactivé.
• Anonymisés : les commentaires rédigés sur les documents, notes et fiches de pannes. Leur texte est conservé — il documente un incident technique et sa suppression romprait le fil de l'échange — mais il n'est plus rattaché à une personne identifiable.
• Conservés, auteur anonymisé : les documents, notes, procédures et fiches de pannes créés dans le cadre professionnel. Ces contenus appartiennent à l'organisation, qui les a fait produire pour son propre compte ; ils ne constituent pas des données personnelles une fois leur auteur anonymisé. Leur conservation est fondée sur l'article 17.3 du RGPD.
• Journalisés : la date de l'effacement, sa nature et son auteur sont enregistrés, afin que l'opération puisse être prouvée. Ce journal ne contient aucune des données effacées.

Les droits d'accès, de rectification et d'effacement restent exerçables après la simple désactivation d'un compte, à la même adresse. Après un effacement, il n'existe en revanche plus de donnée à laquelle ces droits pourraient s'appliquer.

7. Vos droits

Conformément au RGPD (UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation du traitement, de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour les exercer : contact@tekbase.fr. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois. Un justificatif d'identité pourra être demandé en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

8. Cookies et traceurs

TekBase ne dépose aucun cookie publicitaire. Deux catégories de traceurs coexistent : la mesure d'audience, soumise à votre accord, et les traceurs strictement nécessaires au service, exemptés de consentement.

Mesure d'audience (Google Analytics 4) — avec votre consentement

Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) n'est chargé qu'après votre clic sur « Accepter » dans le bandeau cookies : avant votre choix, ou si vous refusez, aucune donnée n'est transmise à Google. Il ne fonctionne que sur le site public — accueil, tarifs, connexion, inscription — et jamais dans l'espace connecté : vos contenus et vos recherches ne sont pas transmis à Google. Les signaux Google et la personnalisation publicitaire sont désactivés ; selon Google, les adresses IP ne sont ni enregistrées ni stockées par Google Analytics 4. Le refus n'a aucune conséquence sur l'usage du site.

Votre choix (acceptation ou refus) est conservé 6 mois, puis le bandeau vous est de nouveau présenté. Vous pouvez le modifier ou retirer votre consentement à tout moment grâce au lien « Gérer mes cookies », présent en bas de chaque page du site public. En cas de retrait, la mesure d'audience cesse et les cookies _ga sont supprimés.

Traceurs strictement nécessaires — sans consentement

Ces éléments sont strictement nécessaires au fonctionnement du service que vous demandez. À ce titre, ils sont exemptés du recueil préalable du consentement en application de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, tel qu'interprété par les lignes directrices de la CNIL — qui citent expressément les traceurs d'authentification parmi les cas d'exemption.

Vous pouvez à tout moment supprimer ces éléments via les réglages de votre navigateur ; la suppression du cookie de session vous déconnectera de la plateforme.

9. Sécurité

Les mesures suivantes sont en place :

• Chiffrement de toutes les communications en HTTPS, avec HSTS
• Mots de passe stockés sous forme de condensat bcrypt (coût 12), jamais en clair et jamais réversibles
• Session authentifiée par jeton signé, dans un cookie HttpOnly, Secure et SameSite=Strict — inaccessible au JavaScript et non transmis depuis un autre site
• Limitation du nombre de tentatives de connexion, par adresse IP et par compte
• Cloisonnement systématique des données par organisation : chaque requête est filtrée sur l'organisation de l'utilisateur
• Accès aux contenus gouverné par cinq niveaux d'habilitation
• Contrôle des fichiers importés : type, taille et signature binaire vérifiés, nom de stockage aléatoire
• En-têtes de sécurité stricts (politique de sécurité de contenu, protection contre l'inclusion dans un cadre, interdiction de l'interprétation de type)

Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, la CNIL sera notifiée dans les 72 heures et vous en serez informé conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

10. Modification de cette politique

Cette politique peut évoluer, notamment à l'occasion de l'ajout d'une fonctionnalité ou d'un nouveau sous-traitant. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d'un compte seront informés par e-mail ou via la plateforme.

Voir aussi : Mentions légales · Conditions Générales d'Utilisation